Las reuniones virtuales se han convertido en una parte esencial del futuro de las ventas B2B, y queremos ayudarte a clavarlas.

Desde hace tiempo, y especialmente a partir de la pandemia del 2020, las videoconferencias se han convertido en la nueva normalidad de las empresas. En 2024, parece que las reuniones más allá del mundo físico siguen siendo la norma para muchas de las interacciones comerciales B2B, por las facilidades que ofrece a la hora de evitar ciertos desplazamientos y resolver ciertas cuestiones con rapidez.

Aunque existen muchas diferencias entre las reuniones presenciales y las virtuales, una reunión de ventas en línea tiene la misma capacidad para atraer a posibles clientes, alimentar las oportunidades o impulsar los acuerdos e incluso mantener activas las relaciones con los clientes habituales. Además, en ocasiones nos puede abrir la puerta a nuevos clientes más allá de nuestros límites geográficos.

Por ello, es importante conocer las mejores prácticas a la hora de organizar con éxito una reunión de ventas. Hoy te traemos 6 consejos que podrás transmitir fácilmente a tus representantes de ventas y que les ayudarán a prosperar en el entorno virtual tanto como lo hacen en sus reuniones en persona.

Estas son algunas de las mejores prácticas básicas que los representantes deben interiorizar para hacer reuniones virtuales de éxito.

1. Prepárate para la reunión con contenido personalizado

Cualquier reunión comercial implica una cierta preparación. Tanto si se trata de presentar nuestro producto por primera, como si es una revisión con un cliente habitual, las reuniones son momentos que marcan un antes y un después en el éxito de las ventas. Esto no debería ser diferente por el hecho de hacer la reunión de forma virtual e incluso desde nuestro domicilio.

Igual que en una reunión en persona, las virtuales tienen que ser participativas por parte de todos los asistentes. A veces, los clientes tienen las expectativas más bajas, y asumen que se tratará de una presentación unilateral. Pero no debe ser así. Es importante transmitir al cliente que la reunión se abordará como una quedada en persona.

Para ello, la preparación previa a la visita comercial es clave: investiga el mercado, ofrece análisis de rendimiento, prepara información actualizada y, muy importante, personaliza el contenido para cada reunión. Esto hará que el cliente se sienta tenido en cuenta en la reunión y lo animará a participar, con dudas más enfocadas a sus necesidades.

Por ejemplo, un comercial bien preparado para la reunión enviaría contenido relevante al cliente antes de la videoconferencia, y un pequeño resumen de los puntos claves al terminar.

2. Conoce bien la tecnología que utilizas y enséñala

Los representantes de ventas deben conocer a fondo las mejores soluciones para videoconferencias. Lo más probable es que en el contexto empresarial se utilice habitualmente una sola plataforma, pero los comerciales deben estar familiarizados con las distintas opciones más populares, para poder adaptarse a las preferencias del cliente, por lo que la empresa debería proveer esta formación.

En este sentido, es una buena idea practicar con la plataforma mucho antes de que se celebre la reunión, especialmente si el representante nunca ha utilizado el sistema antes. Hay que dedicar tiempo a navegar por la interfaz y probar sus distintos controles: el silenciamiento, la compartición de pantalla, el chat, la grabación, etc.

Con ello, podremos evitar perder tiempo en cuestiones técnicas, para que el comercial pueda centrarse totalmente en la conversación con el cliente durante la reunión.

Pero la cosa no acaba aquí. Si organizas la reunión en una plataforma que el cliente no domina, es muy interesante enviarle algunas instrucciones junto con la convocatoria de reunión, con consejos básicos sobre cómo instalar, abrir y utilizar la herramienta. También puedes dedicar un tiempo al inicio de la reunión a repasar los pilares básicos de la plataforma y cómo serán utilizados en esa conferencia.

3. Capta la atención compartiendo contenido

Puede ser difícil captar la atención de los asistentes a una reunión sin la ayuda de un elemento visual o interactivo llamativo. De hecho, los recursos visuales también son esenciales para que los participantes retengan mejor en su memoria los puntos tratados.

Es probable que el equipo de ventas disponga de una gran cantidad de contenido comercial que suele utilizar en las visitas en persona. Es recomendable que este contenido tenga su versión digital, pues la opción de compartir la pantalla es una forma estupenda de involucrar activamente a los clientes; utilizando, además, los contenidos que ya sabemos que pueden resonar con ellos.

Algunas herramientas de videoconferencia también tienen funciones de pizarra, que son un buen recurso para involucrar a los participantes con una presentación más interactiva y en la que podemos añadir información a tiempo real. Puede servirnos para presentar mejor los productos, analizar las opciones o hacer una lluvia de ideas que se adapte a las necesidades del cliente.

4. Ten un plan en caso de incidencias técnicas

Dicho esto, incluso los planes más cuidadosamente elaborados para una reunión de ventas virtual, pueden verse afectadas por incidencias técnicas, como los cortes de Internet u otros problemas.

Si las reuniones virtuales son una cosa habitual, tarde o temprano pasará, así que es mejor tener un plan para solucionarlas o tener alternativas. Preparar estas opciones puede ayudar a los representantes a mantener la reunión bajo control en cualquier circunstancia, lo que también les permite estar más relajados.

Por ejemplo, podemos contemplar situaciones como que un cliente no puede conectarse. Podríamos volver a intentarlo en otro momento, desde otro perfil o finalmente conectar por teléfono para, al menos, ponerse en contacto.

Aunque estas cosas parecen poco importantes, cualquier problema, aunque no sea culpa del representante, puede afectar a la venta. Tener un plan para salvar la situación, aunque tengamos que usarlo solo durante unos minutos, puede marcar la diferencia respecto a nuestra competencia.

5. Transmite profesionalidad

La profesionalidad es el ideal de las reuniones de ventas, y la forma en que te presentas virtualmente debe ser tan cuidada como si te reunieras en persona. Esto incluye tanto la vestimenta como el lugar en el que decidas enfocar tu cámara.

Por ejemplo, debes vestir tan adecuadamente como si estuvieras en una reunión en persona, y sentarte frente a un escritorio o algo que transmita que se trata de un lugar de trabajo. Otros detalles serían el ángulo de la cámara, luz de frente o, si la situación lo requiere, aplicar de forma virtual un fondo que sea representativo de la empresa.

Según el contexto y el tipo de cliente, modificar el fondo puede servir para dar un toque divertido y relajado a la reunión, aunque de todos modos debes mantener el mismo trato profesional que tendrías con el cliente en persona.

6. Escucha y modera las interacciones

Cuando se trata de una reunión comercial, los representantes deben ser los encargados de dirigir la reunión, por lo que tendrán que ser los encargados de hacer respetar las normas de etiqueta de cualquier reunión, también si es virtual.

En esto, hay ciertos trucos que pueden ayudarnos. Por ejemplo, los participantes que no estén hablando deben silenciarse para evitar que haya mucho ruido de fondo y los asistentes no escuchen bien alguna intervención.

Por supuesto, para dar ejemplo, los representantes también deben evitar las distracciones, como el correo electrónico, los teléfonos y las cosas de su entorno, y mostrarse atentos en las intervenciones de los demás.

En una reunión virtual es más fácil que la persona que habla sienta que ha perdido la atención de los demás, por lo que será clave que el cliente se sienta escuchado, y debemos asegurar que nuestras intervenciones demuestran que así es. También es buena idea dedicar tiempo a aclarar dudas y hacer lo necesario para asegurar que todo el mundo ha comprendido los puntos esenciales de la reunión.

7. Aplica el mismo seguimiento que en otras reuniones

Acuérdese de terminar cada reunión con un resumen de los puntos que pueden llevarse a la práctica. Esto ayuda a reforzar la claridad y la comunicación, que son esenciales en entornos virtuales. En todo caso, intenta comunicar en exceso los puntos de seguimiento para no dejar lugar a malentendidos o errores.

Como mínimo, esto implica enviar un resumen por correo electrónico con una lista de los pasos siguientes. También significa registrar la información en un CRM o en una plataforma de habilitación de ventas para que la conversación pueda registrarse y utilizarse en el análisis.

En resumen, si tenemos que definir una reunión virtual de éxito sería: tan similar a una reunión en persona como sea posible.

Por supuesto, los representantes de ventas tienen una gran responsabilidad como encargados de asegurarse que esto se cumpla, pero no deben estar solos.

La dirección general y de ventas debe asegurar que el equipo comercial cuenta con la formación y las herramientas suficientes para llevarlo a cabo. En otras palabras, el empoderamiento comercial es clave en este nuevo contexto de las ventas B2B.

Si quieres saber más sobre las mejores técnicas y herramientas para la formación de tus comerciales y asegurar que se alcanza el empoderamiento comercial, te animamos a visitar otros artículos de nuestro blog y nuestra serie de Vídeo-Tips para vender más y mejor.