Es una situación habitual que el departamento de administración y finanzas de una empresa B2B esté sobresaturado de trabajo. Sucede que, a menudo, en este departamento se invierte una gran cantidad de tiempo en tareas de soporte, especialmente a ventas, que no se dedica a tareas de mayor valor añadido.

El problema: la falta de integración lleva a errores

El problema de base es que muy a menudo el departamento administrativo-financiero recibe consultas y pedidos de comerciales y clientes a través de múltiples canales y en distintos formatos. La falta de integración de los canales (e-commerce, CRM, Preventa…) supone un esfuerzo extra para la organización, más aún cuando se le suman los canales no normalizados, como el papel, el mail, el Whatsapp, las llamadas… Esto puede convertirse en una fuente de errores potenciales.

Si sucede esto en tu empresa, es muy probable que tu departamento administrativo-financiero esté perdiendo mucho tiempo repasando y corrigiendo errores comerciales que no han sido detectados con anterioridad en la recepción. Por ejemplo, pedidos mal realizados, precios erróneos o mal aplicados, datos de clientes incorrectos, problemas con el stock…

Esto, por un lado, puede significar costes extra para la empresa (en productos, logística, abonos…), por otro, supone para administración y finanzas asumir una responsabilidad adicional a nivel departamental.

A menudo esto genera una situación complicada para la empresa:

• Se generan tensiones departamentales entre administración, comercial y logística
• En consecuencia, se termina implicando a dirección.

Unificación de canales

Para resolver esta solución es esencial tratar la raíz del problema de organización: la falta de integración.

Mediante la unificación de los canales y los métodos de comunicación entre administración y el equipo de ventas, se puede optimizar el tiempo invertido por ambos departamentos. El intercambio fluido de información, no solo entre administración y ventas, sino también de los comerciales entre ellos, reduce enormemente los errores en el proceso de venta.

En general, para liberar a administración de la carga de trabajo y responsabilidad innecesarios la mejor opción es optar por la alineación de los departamentos. El objetivo debería ser encontrar una solución global, que no solo ayude a administración y finanzas, sino que cambie la forma de trabajar y comunicarse entre los distintos departamentos.

Una solución como una plataforma con un software de venta inteligente, capaz de unificar los canales de comunicación y de integrarse con otras herramientas actuales de la compañia,

Integración de sistemas

Adquirir un software de Sales Enablement o venta inteligente no tiene por qué significar que se renuncia a todo sistema de organización anterior. De hecho, resulta muy interesante para mejorar la administración empresarial adquirir una plataforma que se integre a tu ERP (Enterprise Resource Planning) .

La integración de tu ERP a una plataforma de Sales Enablement permite llevar a cabo una gestión empresarial más eficaz. El flujo constante de información resulta de gran ayuda para que la administración pueda llevar a cabo soluciones de forma centralizada y detectar oportunidades de mejora.

Además, poder acceder a información rigurosa y actualizada sobre los productos y las acciones comerciales, reduce enormemente el tiempo que administración y finanzas perdía por la recepción y gestión de consultas y pedidos a través de distintos canales.

Gana en productividad y calidad

El resultado de aplicar una solución de Sales Enablement integrada es de un importante beneficio para la empresa a largo plazo. Una plataforma de venta inteligente mejora los flujos de trabajo de todos los departamentos, lo que significa menos imprecisiones y errores, menos tiempo invertido innecesariamente… y más eficacia a nivel general.

Esto, por supuesto, significa una mayor productividad y la buena calidad del trabajo del departamento administrativo, en paralelo a una disminución de las reclamaciones y, por ende, un mejor ambiente de trabajo.

Por último, pero no menos importante, la automatización de ciertas funciones y la disminución de errores y quejas transmite al cliente una imagen de proveedor serio, de calidad y tecnológicamente actualizado.