Les reunions virtuals s'han convertit en una part essencial del futur de les vendes B2B, i volem ajudar-te a clavar-les.

Des de fa temps, i especialment a partir de la pandèmia del 2020, les videoconferències s'han convertit en la nova normalitat de les empreses. El 2024, sembla que les reunions més enllà del món físic segueixen sent la norma per a moltes de les interaccions comercials B2B, per les facilitats que ofereix a l'hora d'evitar certs desplaçaments i resoldre certes qüestions amb rapidesa.

Tot i que hi ha moltes diferències entre les reunions presencials i les virtuals, una reunió de vendes en línia té la mateixa capacitat per atraure possibles clients, alimentar les oportunitats o impulsar els acords i fins i tot mantenir actives les relacions amb els clients habituals. A més, de vegades ens pot obrir la porta a nous clients més enllà dels nostres límits geogràfics.

Per això, és important conèixer les millors pràctiques a l'hora d'organitzar amb èxit una reunió de vendes. Avui et portem 6 consells que podràs transmetre fàcilment als teus representants de vendes i que els ajudaran a prosperar en l'entorn virtual tant com ho fan en les seves reunions en persona.

Aquestes són algunes de les millors pràctiques bàsiques que els representants han d'interioritzar per fer reunions virtuals d'èxit.

1. Prepara't per a la reunió amb contingut personalitzat

Qualsevol reunió comercial implica una certa preparació. Tant si es tracta de presentar el nostre producte per primera vegada, com si és una revisió amb un client habitual, les reunions són moments que marquen un abans i un després en l'èxit de les vendes. Això no hauria de ser diferent pel fet de fer la reunió de forma virtual i fins i tot des del nostre domicili.

Igual que en una reunió en persona, les virtuals han de ser participatives per part de tots els assistents. De vegades, els clients tenen les expectatives més baixes, i assumeixen que es tractarà d'una presentació unilateral. Però no ha de ser així. És important transmetre al client que la reunió s'abordarà com una trobada en persona.

Per a això, la preparació prèvia a la visita comercial és clau: investiga el mercat, ofereix anàlisis de rendiment, prepara informació actualitzada i, molt important, personalitza el contingut per a cada reunió. Això farà que el client se senti tingut en compte en la reunió i l'animarà a participar, amb dubtes més enfocats a les seves necessitats.

Per exemple, un comercial ben preparat per a la reunió enviaria contingut rellevant al client abans de la videoconferència, i un petit resum dels punts clau en acabar.

2. Coneix bé la tecnologia que utilitzes i ensenya-la

Els representants de vendes han de conèixer a fons les millors solucions per a videoconferències. El més probable és que en el context empresarial s'utilitzi habitualment una sola plataforma, però els comercials han d'estar familiaritzats amb les diferents opcions més populars, per poder adaptar-se a les preferències del client, per la qual cosa l'empresa hauria de proveir aquesta formació.

En aquest sentit, és una bona idea practicar amb la plataforma molt abans que se celebri la reunió, especialment si el representant mai ha utilitzat el sistema abans. Cal dedicar temps a navegar per la interfície i provar els seus diferents controls: el silenciament, la compartició de pantalla, el xat, la gravació, etc.

Amb això, podrem evitar perdre temps en qüestions tècniques, perquè el comercial pugui centrar-se totalment en la conversa amb el client durant la reunió.

Però la cosa no acaba aquí. Si organitzes la reunió en una plataforma que el client no domina, és molt interessant enviar-li algunes instruccions juntament amb la convocatòria de reunió, amb consells bàsics sobre com instal·lar, obrir i utilitzar l'eina. També pots dedicar un temps a l'inici de la reunió a repassar els pilars bàsics de la plataforma i com seran utilitzats en aquesta conferència.

3. Capta l'atenció compartint contingut

Pot ser difícil captar l'atenció dels assistents a una reunió sense l'ajuda d'un element visual o interactiu cridaner. De fet, els recursos visuals també són essencials perquè els participants retinguin millor en la seva memòria els punts tractats.

És probable que l'equip de vendes disposi d'una gran quantitat de contingut comercial que sol utilitzar en les visites en persona. És recomanable que aquest contingut tingui la seva versió digital, ja que l'opció de compartir la pantalla és una forma estupenda de involucrar activament els clients; utilitzant, a més, els continguts que ja sabem que poden ressonar amb ells.

Algunes eines de videoconferència també tenen funcions de pissarra, que són un bon recurs per involucrar els participants amb una presentació més interactiva i en la qual podem afegir informació a temps real. Ens pot servir per presentar millor els productes, analitzar les opcions o fer una pluja d'idees que s'adapti a les necessitats del client.

4. Tingues un pla en cas d'incidències tècniques

Dit això, fins i tot els plans més acuradament elaborats per a una reunió de vendes virtual, poden veure's afectats per incidències tècniques, com els talls d'Internet o altres problemes.

Si les reunions virtuals són una cosa habitual, tard o d'hora passarà, així que és millor tenir un pla per solucionar-les o tenir alternatives. Preparar aquestes opcions pot ajudar els representants a mantenir la reunió sota control en qualsevol circumstància, cosa que també els permet estar més relaxats.

Per exemple, podem contemplar situacions com que un client no es pot connectar. Podríem tornar-ho a intentar en un altre moment, des d'un altre perfil o finalment connectar per telèfon per, almenys, posar-se en contacte.

Tot i que aquestes coses semblen poc importants, qualsevol problema, encara que no sigui culpa del representant, pot afectar la venda. Tenir un pla per salvar la situació, encara que hàgim d'usar-lo només durant uns minuts, pot marcar la diferència respecte a la nostra competència.

5. Transmet professionalitat

La professionalitat és l'ideal de les reunions de vendes, i la forma en què et presentes virtualment ha de ser tan acurada com si et reunissis en persona. Això inclou tant la vestimenta com el lloc en el qual decideixis enfocar la teva càmera.

Per exemple, has de vestir tan adequadament com si estiguessis en una reunió en persona, i seure davant d'un escriptori o alguna cosa que transmeti que es tracta d'un lloc de treball. Altres detalls serien l'angle de la càmera, llum de front o, si la situació ho requereix, aplicar de forma virtual un fons que sigui representatiu de l'empresa.

Segons el context i el tipus de client, modificar el fons pot servir per donar un toc divertit i relaxat a la reunió, encara que de tota manera has de mantenir el mateix tracte professional que tindries amb el client en persona.

6. Escolta i modera les interaccions

Quan es tracta d'una reunió comercial, els representants han de ser els encarregats de dirigir la reunió, per la qual cosa hauran de ser els encarregats de fer respectar les normes d'etiqueta de qualsevol reunió, també si és virtual.

En això, hi ha certs trucs que ens poden ajudar. Per exemple, els participants que no estiguin parlant s'han de silenciar per evitar que hi hagi molt soroll de fons i els assistents no escoltin bé alguna intervenció.

Per descomptat, per donar exemple, els representants també han d'evitar les distraccions, com el correu electrònic, els telèfons i les coses del seu entorn, i mostrar-se atents en les intervencions dels altres.

En una reunió virtual és més fàcil que la persona que parla senti que ha perdut l'atenció dels altres, per la qual cosa serà clau que el client se senti escoltat, i hem d'assegurar que les nostres intervencions demostren que és així. També és bona idea dedicar temps a aclarir dubtes i fer el necessari per assegurar que tothom ha comprès els punts essencials de la reunió.

7. Aplica el mateix seguiment que en altres reunions

Recordeu-vos d'acabar cada reunió amb un resum dels punts que poden portar-se a la pràctica. Això ajuda a reforçar la claredat i la comunicació, que són essencials en entorns virtuals. En tot cas, intenta comunicar en excés els punts de seguiment per no deixar lloc a malentesos o errors.

Com a mínim, això implica enviar un resum per correu electrònic amb una llista dels passos següents. També significa registrar la informació en un CRM o en una plataforma d'habilitació de vendes perquè la conversa pugui registrar-se i utilitzar-se en l'anàlisi.

En resum, si hem de definir una reunió virtual d'èxit seria: tan similar a una reunió en persona com sigui possible.

Per descomptat, els representants de vendes tenen una gran responsabilitat com a encarregats d'assegurar-se que això es compleixi, però no han d'estar sols.

La direcció general i de vendes ha d'assegurar que l'equip comercial compta amb la formació i les eines suficients per dur-lo a terme. En altres paraules, l'empoderament comercial és clau en aquest nou context de les vendes B2B.

Si vols saber més sobre les millors tècniques i eines per a la formació dels teus comercials i assegurar que s'assoleix l'empoderament comercial, t'animem a visitar altres articles de el nostre blog y la nostra sèrie de Vídeo-Tips per vendre més i millor.